Dane dostępne w firmie
Zbieranie informacji z danych znajdujących w lub na zewnątrz firmy znane jest jako badania wtórne. Jest to najłatwiejsza metoda zbierania danych, gdyż wiele danych jest już dostępnych firmie i wymagają one tylko sprawdzenia i analizy. Założenie wewnętrznego systemu zbierania informacji jest również stosunkowo tanie.
Na przykład agenci turystyczni mają „pod ręką” wiele danych. Kartoteki sprzedaży powiedzą im, jakie produkty sprzedają i w jakich ilościach. Te informacje, razem z informacjami dostarczonymi przez przełożonych, pozwolą im podzielić sprzedaż produktów według firm. W pewnym stopniu można przewidzieć sprzedaż w przyszłości, porównując obecne zamówienia z rezerwacjami poczynionymi w porównywalnym okresie w poprzednim roku lub w każdym poprzednim okresie (otrzyma się trend sprzedaży w czasie). Agenci turystyczni mogą obliczyć swoje średnie dochody z dokonanych rezerwacji, średnią prowizję uzyskaną ze sprzedaży poszczególnych typów produktów i średnią sprzedaż osiągniętą przez poszczególnych sprzedawców. Agenci mogą poznać swoich klientów i podzielić ich według czasu czynienia rezerwacji lub według czasu wyjazdu (mogą na tej podstawie ocenić, czy i do jakiego stopnia w danym roku rezerwacje są czynione później niż w roku czy latach ubiegłych), według miejsca zamieszkania czy typu preferowanego wyjazdu. W jaki sposób te dane można wykorzystać w firmie, pokazano w tablicy 1.
Zwierzchnicy będą ciągle zbierać informacje tego typu w sposób formalny i nieformalny (poprzez kontakty osobiste). Na przykład sprzedawcy będą monitorować dane o klientach i dystrybutorach i zapewniać regularnie raporty dla swoich kierowników sprzedaży, które będą włączone do systemu informacyjnego.
Wraz z zastosowaniem na szeroką skalę komputerów w branży turystycznej względnie łatwe stało się przygotowywanie danych w regularnych odstępach czasu dla kierownictwa podejmującego decyzje — w zależności od potrzeb codziennie, co tydzień lub co miesiąc. Należy jednak być świadomym niebezpieczeństwa nadmiaru informacji; czas kierownika nie uległ bowiem „rozciągnięciu” tak, aby dotrzymać kroku zwiększonemu przepływowi informacji. Dlatego dane muszą być wybierane i przedstawiane w takiej formie, która jest łatwo przyswajalna, jeśli mają przynieść korzyść.