Księgowość online – czy warto?

Jak wiadomo nie od dziś, czas to pieniądz. Każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę ile czasu trzeba poświęcić na „papierki”. Nawet jeśli trzeba tylko uporządkować wszystkie faktury sprzedaży i zakupu oraz zawieźć je do biura rachunkowego, to i tak robimy to zazwyczaj na ostatnią chwilę. Jest na to recepta – biuro rachunkowe online.

Jak to działa? Rozwiązania są różne w zależności od stosowanej technologii. Jednak zawsze chodzi o to samo. Zamiast wozić dokumenty do księgowej sami wprowadzamy zawarte w nich dane przy pomocy udostępnionego oprogramowania. Sposób wprowadzania dokumentu jest tak skonstruowany, aby zminimalizować, a nawet wykluczyć możliwość pomyłki. Podział dokumentów na tematyczne i kosztowe grupy kieruje użytkownika na odpowiedni tor: fakturę za abonament telefonu komórkowego zakwalifikuje jako usługi telekomunikacyjne, zaś fakturę z firmy leasingowej wprowadzimy jako samochód, bądź ratę leasingu. Towar do dalszej odsprzedaży, wprowadzimy jako zakupy na magazyn. No i mamy program do faktur, za który nie musimy dodatkowo płacić.

Takie podejście do prowadzenia księgowości znacznie ułatwi funkcjonowanie firmy i obniży ponoszone koszty za księgowość. Biuro rachunkowe, które świadczy usługi przez internet nie poświęca dodatkowego czasu na wprowadzanie dokumentów, a jedynie na sprawdzenie poprawności wprowadzonych danych i rozliczenie firmy pod względem podatkowym i ubezpieczeń społecznych. Pozwala to na obniżenie pobieranej opłaty. Również biuro dba o bezpieczeństwo danych oraz regularne wykonywanie kopii zapasowej. Zazwyczaj są to zaawansowane systemy, które pilnują danych 24h na dobę 7 dni w tygodniu. Jeśli nawet przytrafi nam się kradzież czy zniszczenie komputera, dane są bezpieczne i nie utracimy do nich dostępu.

Biuro rachunkowe, które świadczy usługi internetowe to zawsze żywi ludzie. Zatem jeśli przedsiębiorca stwierdzi, że już nie ma czasu sam wprowadzać dokumentów, nie chcąc zatrudniać więcej osób, może przejść na tradycyjny sposób ich dostarczania. Nawet jeśli biuro jest z innego, odległego miasta to można je dostarczyć pocztą lub kurierem. Obecnie nikogo nie dziwi taki sposób przesyłania dokumentów. Innym być może lepszym sposobem jest wysyłanie dokumentów skanowanych. Urządzenia wielofunkcyjne, których zazwyczaj używamy do drukowania, potrafią skanować bezpośrednio do pliku PDF i wysłać je na wskazany adres e-mail. Zatem można na bieżąco wysyłać dokumenty do biura rachunkowego w postaci skanu, a oryginały zbiorczo raz w miesiącu lub przechowywać u siebie w zależności od ustaleń.

Zatem czy warto korzystać z internetowego biura rachunkowego? Tradycjonalista zawsze powie, że nie. Jednak nie ma wątpliwości, że od nowoczesności nie uciekniemy i prędzej czy później wszystkie biura rachunkowe będą pracowały wyłącznie w ten sposób. Od wielu już lat mamy dokument elektroniczny, który stopniowo wypiera ten papierowy. Jest to rozwiązanie bardziej ekologiczne, sprzyjające ograniczaniu kosztów. Im szybciej więc zdecydujemy się na taki sposób pracy, tym prędzej odczujemy jego korzyści.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *