Akta kontroli podatkowej i postępowania podatkowego

Dostęp do akt podatkowych

Zgodnie z Ordynacją podatkową, postępowanie podatkowe prowadzi się w formie pisemnej. Oznacza to, iż przebieg wszystkich czynności dokonanych w ramach kontroli podatkowej czy postępowania podatkowego powinien znaleźć odzwierciedlenie w postaci papierowych dokumentów. Dokumenty te tworzą akta podatkowe

Proszę zapamiętać: Strona ma zawsze prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. W każdej chwili mogą Państwo przyjść do urzędu i przejrzeć akta podatkowe dotyczące Państwa sprawy.

Naprawdę warto z powyższej możliwości korzystać, by mieć rękę na pulsie i wiedzieć co się dziele w Państwa sprawię.

Jak tworzone są akta podatkowe

Ordynacja podatkowa nie zawiera szczegółowych uregulowań dotyczących sposobu tworzenia akt podatkowych. W praktyce akta to po prostu tekturowe teczki zawierające wszystkie dokumenty zgromadzone w trakcie kontroli podatkowej lub postępowania podatkowego. Akta tworzy i przechowuję w swoim biurku pracownik zajmujący się Państwa sprawą. Akta powinny być oznaczone nazwą Kontrolowanego i co ważne: mieć swój unikalny numer.

Jeśli chodzi o akta podatkowe jest jedna rzecz, z której większość kontrolowanych nie zdaje sobie sprawy. Otóż: jeśli kontrola podatkowa lub postępowanie podatkowe prowadzone są na podstawie różnych upoważnień do kontroli lub postanowień o wszczęciu postępowania podatkowego (np. w sytuacji gdy kontrola dotyczy rożnych okresów i nie była wszczynana w tym samym momencie) to istnieją oddzielne akta podatkowe (każde z indywidualnym numerem sprawy), dotyczące każdego z tych okresów.

Konsekwencjami w takiej sytuacji, o których warto wiedzieć, jest:

• oddzielne akta oznaczają, iż wydane zostaną oddzielne decyzje podatkowe (każda decyzja w oparciu o materiał dowodowy zgromadzony w aktach, o numerze odpowiadającym numerowi wydanej decyzji);
• składane przez Państwa pisma (np. wyjaśnienia) do akt jednego z postępowań nie trafią automatycznie do akt wszystkich pozostałych postępowań. Aby tak się stało należy wyraźnie to zaznaczyć w piśmie lub powołać się na numery wszystkich prowadzonych kontroli/postępowań;
• może się tak zdarzyć, iż sprawy prowadzone będą przez różnych pracowników, dlatego proszę się nie zdziwić, iż będą Państwo zasypywani pismami o podobnej treści. Po prostu każde z nich będzie dotyczyć postępowania o innym numerze i za inny okres;
• jeśli zdecydują się Państwo powołać doradcę podatkowego na swojego pełnomocnika, konieczne będzie przygotowania dokumentu pełnomocnictwa do każdych akt oddzielnie.

Co znajduję się w aktach podatkowych

Generalnie akta podatkowe powinny zawierać ponumerowane karty z dokumentami ułożonymi w kolejności od tych powstałych najwcześniej. Pierwszymi dokumentami w aktach powinny być, co do zasady: upoważnienie do kontroli lub postanowienia o wszczęciu postępowania podatkowego. W aktach gromadzone będą takie dokumenty jak np:

• wszelkie pisma kierowane z urzędu do Państwa;
• pisma kierowane z urzędu do innych firm i instytucji;
• odpowiedzi od w/w podmiotów;
• faktury, umowy, itp.;
• protokoły z przesłuchać świadków lub Strony;
• protokoły z czynności sprawdzających przeprowadzonych u Państwa kontrahentów;
• protokoły z kontroli podatkowych;
• adnotacje służbowe sporządzone przez pracowników, dokumentujące dokonanie mniej ważnych czynności;
• decyzje podatkowe (np. wydane przez organ podatkowy I instancji);
• wyroki sądów administracyjnych ( np. wydane po zaskarżeniu do sądu decyzji podatkowej);

To chyba najczęściej występujące dokumenty, ale oczywiście nie wszystkie. Zgodnie z Ordynacją podatkową, za dowód w postępowaniu podatkowym należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Tak więc katalog dokumentów jakie mogą znaleźć się w sprawie ograniczony jest tylko jednym warunkiem – dowód z nich wynikający nie może być sprzeczny z prawem.